Vervolg op de eerste inklopdag
Deze tweede inklopdag was een vervolg op een eerdere middag in Museum de Vier Quartieren in Oirschot, waar de aanwezige deelnemers hadden gewerkt aan het analyseren en opschonen van hun onderwerpsvelden in Memorix Maior. Het resultaat hiervan was nauwkeurige en consistente collectiedata, waardoor erfgoedinformatie zowel voor de registrator als voor het publiek beter vindbaar en doorzoekbaar is. Bijkomend voordeel: de opgeschoonde trefwoorden in de onderwerpsvelden zijn eenvoudiger en doelgerichter te koppelen aan de AAT!
Tijdens de Inklopdag Brabant Cloud op 29-11-2024 presenteerde Fleur van der Maden het stappenplan voor het koppelen van termen aan je collectiedata in Memorix Maior. (Foto: Erfgoed Brabant).
Het belang van termen
De middag begon toen Fleur de aanwezigen meenam in haar uitleg waarom het koppelen aan termen zinvol is. Termen bieden namelijk een oplossing voor twee grote problemen die je nu tegenkomt bij het zoeken naar Brabantse erfgoedinformatie: vindbaarheid en identificatie. Want hoe weet je zeker of je álle en ook nog eens de júíste informatie gevonden hebt met één zoekopdracht? Een object kan dezelfde naam hebben, maar een andere betekenis. Of een object kan onder verschillende namen bekend staan. Maar wanneer een term aan een record gekoppeld is, weet je wel zeker naar welk specifiek object verwezen wordt. Een term is een beschrijving die een begrip of entiteit uniek identificeert en de betekenis ervan ondubbelzinnig duidelijk maakt. Dat betekent dat in een termenlijst per term een unieke identificatiecode en extra definiërende informatie, zoals een definitie en alternatieve namen, worden vastgelegd.
Deelnemers van de inklopdag werken samen aan het koppelen van termen aan hun collectiedata. (Foto: Erfgoed Brabant).
Hierin zit ook het verschil verscholen tussen termen en eigen trefwoorden. Een eigen trefwoord is letterlijk een woord, bijvoorbeeld 'Alphen'. De term, daarentegen, bestaat uit het woord en een identificatiecode. Deze code maakt duidelijk dat het Alphen in Noord-Brabant betreft en niet het gelijknamige dorp in Gelderland. Het zijn precies deze codes die je moet gebruiken in je collectieregistratie: zo kun je ondubbelzinnig aangeven wat je bedoelt. En doordat alle erfgoedinformatie uit verschillende bronnen wordt gekoppeld aan dezelfde termen, weet je direct dat je alle informatie gevonden hebt.
Zelf aan de slag met de keuzelijsten en de bulktool
Vervolgens liet Fleur stap voor stap zien hoe je inzichtelijk kunt maken welke waarden uit de velden Onderwerp, Type Document, Objectnaam, Materiaal en Techniek in Memorix Maior om te zetten zijn naar termen in de velden Onderwerp (AAT), Type Document (AAT), Objectnaam (AAT), Materiaal (AAT) en Techniek (AAT). Hiervoor kun je gebruik maken van de keuzelijsten. Deze lijsten worden door Memorix Maior automatisch aangemaakt en laten precies zien wat er allemaal in een veld is ingevuld. De waarden uit deze keuzelijsten kun je via het Termennetwerk vergelijken met termen uit de AAT. Als je in de AAT de term gevonden hebt die jouw objecten het beste beschrijft, kun je via de bulktool de term in één handeling aan al die objecten toekennen. Na deze uitleg van Fleur was het tijd voor de aanwezigen op zelf aan de slag te gaan en direct de kennis toe te passen om hun eigen data te verbeteren! Daarbij was Team Brabant Cloud aanwezig, zodat er voor iedereen ruim de gelegenheid was om vragen te stellen.
Deelnemers van de inklopdag werken aan het koppelen van termen aan hun collectiedata in Memorix Maior. (Foto: Erfgoed Brabant).
De inklopdagen zijn onderdeel van de Datawerkplaats waarin we Brabantse erfgoedinstellingen ondersteunen bij het opschonen en het verrijken van hun collectiegegevens. Wil je advies over hoe jij jouw collectiedata zou kunnen opschonen of verrijken met termen? Vraag dan een datascan aan, waarin we je data analyseren en praktische handvatten bieden om deze te verbeteren. En wil je op de hoogte worden gehouden over meer van dit soort bijeenkomsten? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!
Downloads en relevante artikelen
- Het stappenplan dat Fleur tijdens de inklopdag heeft uitgelegd (analyseren van de data en koppelen met de AAT via de bulktool) staat vermeld in de presentatie
- Op onze artikelpagina Wijzigingen in bulk wordt de werking van de gehele bulktool uitgelegd.
- Op onze artikelpagina Aan de slag met termen en termenlijsten wordt uitgelegd welke termenlijsten in Memorix Maior beschikbaar zijn en hoe je deze kunt gebruiken.
- In onze Blogreeks 'Aan de slag met termen' kun je meer lezen over het vervangen van eigen trefwoorden door termen en wat daar allemaal bij komt kijken.
- Brabant Cloud heeft hulplijsten per AAT-veld in Memorix Maior ontwikkeld om de honderd meestgebruikte trefwoorden om te zetten naar termen. Deze kun je bekijken op de ons helpportaal op de pagina 'Van trefwoorden naar termen: hulplijsten'.
- Het verslag van de eerste inklopdag