Collectieplan
Het eerste deel van de sessie ging over het maken van een collectieplan en waarom dit belangrijk is voor een collectiebeherende instelling. Omdat je in een organisatie met meerdere mensen samenwerkt is het belangrijk om duidelijk te hebben wat je doelen zijn en hoe je deze wil bereiken. Het vastleggen van deze informatie zorgt voor betere afspraken, een betere overdraagbaarheid naar nieuwe vrijwilligers, en een stevigere basis voor keuzes omtrent je collectie.
Het is daarbij belangrijk om een plan niet alleen op te stellen voor je begint, maar deze als leidraad te gebruiken gedurende je werkzaamheden. Een uitgebreide handreiking is beschikbaar voor het Nederlandse en Vlaamse museumveld. Deze is door Annette teruggebracht tot de kern. In feite kun je met drie eenvoudige stappen een werkbaar collectieplan opzetten.
De eerste stap is kijken wat je in huis hebt. Dit kan een grove indeling zijn van de deelcollecties die je hebt en hoe groot deze zijn. Daarnaast leg je globaal vast waar deze collecties over gaan, waar ze vandaan komen en wat je erover weet.
Beschrijvend deel van het collectieplan. (Bron: Annette Gaalman, Erfgoed Brabant)
De tweede stap gaat over het belang van je collectie. Welke onderdelen van je collectie vind je het meest belangrijk en waarom en welke onderdelen zijn juist het minst belangrijk?
Ranglijst betekenis objecten/groepen objecten. (Bron: Annette Gaalman, Erfgoed Brabant)
De derde stap is het opzetten van concrete actiepunten naar aanleiding van de vorige twee stappen. Je kijkt naar kansen die aansluiten bij je doelen en vertaalt deze naar concrete actiepunten. Daarbij is het belangrijk om te kijken wie dit gaat doen en wanneer het gedaan wordt.
Richtinggevend deel van het collectieplan. (Bron: Annette Gaalman, Erfgoed Brabant)
Informatieplanner
In het verlengde van een collectieplan ligt een informatieplan. Hierin leg je vast welke informatie je hebt, welke informatie je waarom wil vastleggen en hoe je dit gaat doen.
Informatieverlies is een van de grootste schadefactoren van een collectie. Het verbreken van de band tussen object en informatie tast de waarde van een object aan. De manier waarop je met je informatie omgaat speelt in het behouden van die band een grote rol. Ook is het belangrijk om de verschillende typen van informatiedragers in je collectie te structureren en helpt het je een keuze te maken bij het vastleggen van je collectie. Doordat steeds meer onderdelen van je collectie online toegankelijk zijn is het belangrijk hiermee rekening te houden bij het vastleggen van je informatie.
Om een informatieplan op te stellen kun je de Informatieplanner gebruiken. Dit invuldocument stelt de juiste vragen om alle informatie gestructureerd vast te leggen en koppelt hier concrete actiepunten aan.
Bij beide plannen geldt dat een plan je werk hoort te dienen. Het is dus belangrijk om je plannen kort en helder te houden. Ook is het goed om ze regelmatig ter hand te nemen en je werkzaamheden te laten ondersteunen. Concrete werkinstructies zijn een goede aanvulling aan de plannen. Zo komt jouw organisatie goed beslagen ten ijs.
Bekijk de hele sessie in de onderstaande video:
Lees ook de relevante documentatie:
Wil je meer willen weten over het opstellen van een collectieplan of informatieplan? Neem dan contact op met onze helpdesk of Annette Gaalman.