Termenlijsten
Op dit moment is er nog steeds weinig samenhang in erfgoedinformatie. Het is versnipperd en weinig verbonden. Zo kun je op veel verschillende plekken informatie vinden, maar is het bij een zoekopdracht niet altijd duidelijk of je de juiste resultaten vindt en of je alle resultaten voorgeschoteld krijgt. Het kan dus zo zijn dat je bij de zoekopdracht “Mariakapel” vooral resultaten krijgt van andere Mariakapellen dan degene die jij bedoelt. Ook kan het zijn dat je niet alle resultaten krijgt die er zijn, omdat er bijvoorbeeld een bijnaam gehanteerd wordt.
De oplossing voor deze vraagstukken is het gebruik van termen. Een term is een beschrijving die een begrip of entiteit uniek identificeert en de betekenis ervan duidelijk maakt. Zo bestaat een term uit voorkeursnaam (begrip), een identificatiecode (om de term te kunnen onderscheiden van andere termen) en een betekenis (uitleg wat deze voorkeursnaam precies betekent). Zo kun je als gebruiker de ene Mariakapel van de andere onderscheiden door te kijken naar de betekenis (waar staat deze kapel, wanneer is deze kapel gebouwd, etc.) en kan een machine de termen van elkaar onderscheiden middels de identificatiecode.
Termen worden vastgelegd in termenlijsten of terminologiebronnen. Elke termenlijst heeft een beheerder (een organisatie) die garant staat voor de beschikbaarheid en de betrouwbaarheid van de termen. Zo zorgt de organisatie ervoor dat de informatie gestructureerd vastgelegd wordt zodat deze duidelijk is voor mensen en machines. Daarnaast zorgt de organisatie ervoor dat de informatie herbruikbaar en duurzaam beschikbaar is.
In Memorix Maior kunnen we op dit moment gebruik maken van drie verschillende termenlijsten.
GeoNames
GeoNames is een termenlijst voor geografische termen zoals plaatsnamen, wijken, landen, gemeenten, maar ook meren, vliegvelden en parken. In Memorix Maior maken we alleen gebruik van de lijst van plaatsnamen.
Gebruikers kunnen zelf aanvulling doen aan GeoNames via geonames.org. Deze aanvullingen worden gecontroleerd door moderators.
Overzicht van de velden in Memorix Maior waarin je een koppeling kunt maken met GeoNames. (Bron: Erfgoed Brabant)
Elke term in GeoNames heeft:
- Een identificatiecode
- Een classificatie (definitie van de term, plaatsnaam / land / meer / etc.)
- Een voorkeursnaam
- Coördinaten
- Eventueel alternatieve / historische benamingen
- Land waar de plaats zich bevindt
- Administratieve niveaus (provincie / gemeente)
Termenlijst Brabantse gebouwen
Deze termenlijst wordt beheerd door Erfgoed Brabant en legt gebouwen in de provincie Noord-Brabant vast. Op dit moment worden er nog enkel religieuze gebouwen vastgelegd (kloosters, kerken, kapellen en kerktorens). In Memorix Maior kun je op dit moment nog enkel koppelingen leggen met kloosters in Brabant en kerken en kapellen in de voormalige gemeente Ravenstein. In de komende tijd worden er per gebied gebouwen toegevoegd.
Elke term in de termenlijst Brabantse gebouwen heeft:
- Een identificatiecode
- Een voorkeurnaam en alternatieve namen
- Adres, plaats en coördinaten
- Bouw- en sloopdatum
- Datum van de start en het einde van de religieuze functie, oftewel de datum van ingebruikname en de datum van uitgebruikname.
- Contextuele informatie (architect, religie, kloosterorde)
- Relaties tussen gebouwen.
Overzicht van de velden in Memorix Maior waarin je een koppeling kunt maken met de termenlijst 'Brabantse gebouwen'. (Bron: Erfgoed Brabant)
Deze termenlijst is alleen gekoppeld aan de velden gebouw als onderwerp. Je kunt in Memorix Maior zoeken op de naam, plaats, adres en datum van in- en uitgebruikname.
Je gebruikt deze termenlijst als het gebouw daadwerkelijk het onderwerp is van het record dat je beschrijft. Bijvoorbeeld als het op een foto te zien is of in een video of document besproken wordt. Niet als het record slechts gerelateerd is aan het gebouw, zoals een foto van de pastoor in de winkel.
Arts en Architecture Thesaurus (AAT)
De AAT is een termenlijst voor het beschrijven van cultureel erfgoed. Het gaat dus om zaken die door mensen gemaakt zijn. Deze lijst wordt beheerd door het Getty Research Institute in Los Angeles en wordt internationaal gebruikt in de museumwereld. Het is een van oorsprong engelstalige lijst, maar deze is tegenwoordig ook vertaald in meerdere talen waaronder het Nederlands.
De AAT is abstracter dan de twee eerder genoemde lijsten. Het is een hiërarchische lijst waarvan alle termen zijn ingedeeld in 7 hoofdgroepen.
- Abstracte begrippen (schoonheid, vrijheid, socialisme)
- Activiteiten (graveren, slijpen, wereldoorlogen)
- Fysieke kenmerken (broosheid, rond)
- Materialen (hout, zink, karton)
- Objecten (dagboeken, schilderijen, hamers, kathedralen)
- Actoren en organismen (ridderorden, landschapsarchitecten)
- Stijlen en perioden (middeleeuws, victoriaans)
Elke term in de AAT heeft:
- Een identificatiecode
- Voorkeursterm en alternatieve term
- Beschrijving
- Bredere term en nauwere term
- Vertalingen
Omdat de AAT niet alle mogelijkheden bevat die je misschien wil gebruiken bij het registreren van je collectie is er naast elk AAT-veld ook een vrij veld. Je kunt hier zelf de waarden invullen.
Overzicht van de velden in Memorix Maior waarin je een koppeling kunt maken met de AAT. (Bron: Erfgoed Brabant)
We raden aan zoveel mogelijk de AAT-velden te gebruiken. Is de term die je wil gebruiken niet beschikbaar? Kies dan een bredere term. Is er helemaal geen passende term? Kies dan een eigen term in het vrije veld.
Ook bij het aanleggen van een eigen trefwoordenlijst is het belangrijk om consequent te zijn. Denk goed na over de woordkeuze en schrijfwijze. Hiervoor bieden we ook tips in de entiteitshelpteksten. Hoe consequenter je bent in het gebruik van je velden, hoe beter je collectie vindbaar en bruikbaar is.
Het verrijken van data.
We doen op dit moment onderzoek hoe we de meest gebruikte vrije veldwaarden om kunnen zetten naar termenlijsten. Zo zien we dat de top 5 meest gebruikte waarden bij materiaal en techniek bijna één op één overeenkomen met de termen in de AAT. Het is dus redelijk eenvoudig om de rijkere termen uit de AAT te gebruiken in plaats van je eigen termen. Op die manier is collectie ook beter verbonden aan andere collecties.
Tips
- Wees consequent. Maak intern afspraken over hoe je te werk gaat en volg deze op. Dit geldt voor het toekennen van termen, maar ook voor het kiezen van eigen trefwoorden.
- Neem de tijd om termenlijsten te leren kennen. Welke termen zijn geschikt voor jullie collectie?
- Match bestaande eigen trefwoorden met termen uit de AAT.
Bekijk de hele sessie in de onderstaande video
Handige links en documenten
- Een download van de presentatie
- De helppagina met uitleg over termen en termenlijsten in Memorix Maior.
- De blog inzicht in de eigen trefwoorden
- De helpteksten over de velden in de entiteiten
- De helppagina over de bulktool voor het toekennen van termen en uniformeren van trefwoorden in bulk. Oefen dit eerst in de trainingsomgeving.
Als je vragen hebt over deze cursus of de wijzigingen kun je die stellen via onze helpdesk op helpdesk@brabantcloud.nl.