Het belang van termenlijsten
Brabant Cloud bestaat dit jaar tien jaar. Tien jaar waarin we onze infrastructuur flink hebben ontwikkeld. De ontwikkeling en het gebruik van termenlijsten zijn de belangrijkste ontwikkeling voor de volgende tien jaar.
Erfgoedinformatie wordt vastgelegd door honderden verschillende instellingen en gepresenteerd op evenzoveel collectiewebsites. Deze informatie is dus versnipperd en beperkt met elkaar verbonden. Hierdoor is erfgoedinformatie en het verband tussen verschillende items niet altijd te vinden.
Er zijn bij het zoeken naar deze informatie twee grote problemen. Ten eerste weet je niet altijd wat iets is. Verschillende objecten kunnen dezelfde naam hebben en uit dezelfde plaats komen, waardoor het onduidelijk is welk object je precies bedoelt. Het is dan onduidelijk hoe je deze objecten kunt identificeren? Ten tweede weet je niet altijd of je alle informatie hebt gevonden. Het kan zijn dat een object bekend staat onder verschillende namen, waardoor je niet alle gewenste resultaten hebt met één zoekopdracht.
Termen kunnen deze problemen voorkomen. Een term is een beschrijving die een begrip of entiteit uniek identificeert en de betekenis ervan duidelijk maakt. Dat betekent dat op een plek een unieke identificatie en de diverse bekende waarden, zoals alternatieve namen, worden vastgelegd. Wanneer een record aan een term gekoppeld is, weet je dus direct aan welk specifiek object gerefereerd wordt.
Met een overzicht van alle records die aan een term gekoppeld zijn kun je ook direct zien of je alle informatie gevonden hebt. Het maakt dan niet uit welke collectie de informatie afkomstig is, omdat deze allemaal aan dezelfde termen gekoppeld zijn.
Termenlijst ‘Brabantse gebouwen’
Er is nog niet voor alles een term. We zijn nu bezig met het opzetten van een eigen termenlijst voor Brabantse gebouwen. Daarin zijn we begonnen met Brabantse religieuze gebouwen, dus kloosters, kerken en kapellen. Op het moment van schrijven zijn er 856 kloosters, 933 kerken en 185 kapellen vastgelegd. Hierbij is de lijst van kloosters vrij volledig. De kerkenlijst wordt momenteel uitgebreid en de lijst met kapellen bewaren we tot het laatste. In de video zie je hoe het beheersysteem dat we gebruiken voor deze lijst werkt.
Voorbeeld van een record van het Klooster Elzendaal in Boxmeer. (Bron: Erfgoed Brabant)
Alle termenlijsten in Nederland worden vastgelegd door het Termennetwerk. Zo is er een centrale toegang om termenlijsten in je software op te nemen. In het Termennetwerk is ook de termenlijst Brabantse Gebouwen al te vinden.
De volgende stap in het gebruik van termen is de koppeling met Memorix Maior. Er wordt gewerkt om een directe link aan te leggen tussen het Termennetwerk en Memorix Maior. Hiermee kan in Memorix Maior een directe link gelegd worden met de AAT. Nu loopt dat nog niet via het Termennetwerk. Daarnaast komt er een nieuw veld, “Gebouw als onderwerp”, waarin een koppeling gemaakt kan worden met de termenlijst ‘Brabantse gebouwen’. Zo kan elke deelnemende instelling alle records die ze hebben over religieuze gebouwen koppelen aan het relevante gebouw.
Ook komt er een koppeling met Brabantserfgoed.nl, waar de volledige termenlijst doorzocht kan worden, inclusief gekoppelde records. Zo kun je alle relevante informatie eenvoudig bij elkaar vinden, zonder afhankelijk te zijn van zelf toegekende zoektermen. In de video vind je alvast een voorproefje van deze pagina.
Verbeteren van de termenlijst op lokaal niveau
Zoals gezegd is er al heel veel informatie vastgelegd, maar we zijn nog lang niet klaar. Door zelf veel informatie in te voeren loop je tegen diverse vraagstukken aan. Het vraagt namelijk om hele goede afspraken over wat je precies wil vastleggen. Hierover overleggen wij wekelijks, maar wij hebben ook niet alle wijsheid in pacht.
Daarom zijn we begonnen om met enkele deelnemers pilottrajecten te draaien om de termenlijst te verbeteren. Online staat niet alle informatie en wij kennen niet alle lokale situaties, daarom is het belangrijk om onze deelnemers te betrekken. Regionaal en lokaal is er veel meer kennis over de gebouwen die in onze provincie staan of gestaan hebben.
Voordat we beginnen met een traject leveren we de deelnemer verschillende informatie. Zo geven we een overzicht van alle informatie die we zoeken. Daarnaast leveren we een lijst aan met de gebouwen uit het werkgebied die we tot nu toe hebben. We hebben niet alle informatie, maar het is voor een deelnemer wel belangrijk om te weten welke informatie er al is. In deze lijst vinden deelnemers per item een linkje naar wikibase. Daar kunnen ze de informatie controleren.
Ten slotte ontvangt de deelnemer formulieren waar ze de informatie in kunnen vastleggen. Het gaat om Word-documenten die kunnen worden ingevuld. Naast de informatie vragen we ook om een bronvermelding. Een bronvermelding is essentieel bij het aanleveren van nieuwe informatie. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om een verwijzing naar een video, een eigen artikel, boek of webpagina. Want als we in de toekomst tegenstrijdige informatie krijgen, willen we bronnen kunnen vergelijken. Als wij de aanvullingen ontvangen hebben, kijken we deze na en passen we die waar nodig aan in onze database.
De opbrengst van deze trajecten laat ook zien dat wij het niet alleen kunnen. Tot nu toe hebben de trajecten bij twee instellingen al 25 nieuwe termen opgeleverd en is de informatie van 32 termen verbeterd. Het gaat in dit geval dus om 57 van de 66 termen. Bijna alle termen hebben input ontvangen van de deelnemende instellingen.
De komende maanden gaan we verder met het verbeteren van de lijst en het uitzetten van de lijst onder deelnemers. Wanneer de koppeling met Memorix Maior gelegd wordt, dan worden jullie uiteraard op de hoogte gebracht.
Bekijk de hele sessie in de onderstaande video:
Lees de bijbehorende documentatie:
- De volledige presentatie.
- November Cursusmaand 2021 | Vinden door te Verbinden
- Termennetwerk
- Blogreeks Vinden door te Verbinden
Wil je meer willen weten over termenlijsten of wil je meedoen met één van onze pilottrajecten? Neem dan contact op met onze helpdesk.